Welche Herausforderungen haben dazu geführt, dass Sie eine Prozessberatung in Anspruch genommen haben?

Vor allem das Erstellen von Dienstplänen, also welcher Mitarbeitende kommt wann und wo zum Einsatz, war bei uns bis 2021 unheimlich zeitaufwendig und fehleranfällig. Ich habe das relativ umständlich über eine Excel-Liste gemacht. Aufgrund von neuen Aufträgen oder Ausfällen musste diese dann häufig aktualisiert und eine neue Version erstellt werden. Das führte nicht selten zu Missverständnissen.

Zusammenfassend kann man sagen, der Planungsaufwand war immens hoch und auch der Informationsfluss hatte viele Lücken. Unser Ziel war es diese Prozesse zu vereinfachen und komfortabler für alle Seiten zu gestalten.

Wie wurde die Beratung konkret umgesetzt und wie wurden die Mitarbeiter*innen eingebunden?

Zunächst haben wir mit dem Berater genau hingeschaut: Was sind die Kernprobleme? Schon in diesem Schritt haben wir die Mitarbeitenden miteinbezogen, um herauszufinden, wo es auch ihrer Ansicht nach hakt. Ziemlich schnell kamen wir zu der Übereinkunft, dass wir eine digitale Lösung für die Einsatzplanung benötigen. Nach einer Sondierung des Marktes haben wir im nächsten Schritt ein entsprechendes Produkt angeschafft und auf unsere Bedürfnisse angepasst.

Über diese Software läuft jetzt die gesamte Personalplanung inklusive Unterweisungen und Buchhaltung mit Kundenabrechnung. Auch die Kommunikation mit dem Finanzamt und Steuerberater sind aus dem System heraus möglich.

Welche Erfolge haben Sie bereits zu verzeichnen und inwieweit stellt sich Ihr Unternehmen dadurch zukunftssicher auf?

Insgesamt können wir durch die Umstellung auf die Software und die Digitalisierung der genannten Prozesse eine Zeitersparnis von 30 Prozent bei administrativen Aufgaben verbuchen. Das führt im zweiten Schritten natürlich auch zu einer erheblichen Kosteneinsparung.

Zu dem System gehört außerdem eine App. Statt Mitte des Monats den vierten Dienstplan zu erhalten, geht jetzt jede Änderung in Echtzeit per Push-Nachricht an den Mitarbeitenden aufs Handy mit der Möglichkeit den Einsatz abzulehnen oder zu bestätigen. Auch Informationen, wie die Unfallverhütungsvorschrift, die ich vorher jedem Mitarbeitenden ausgedruckt aushändigen musste, hinterlege ich jetzt im System und erhalte eine Lesebestätigung.

Die Digitalisierung dieser gesamten Prozesse hat meine Erwartungen absolut übertroffen. Auch das gesamte Team ist hellauf begeistert. Während wir die Fehlerquote erheblich senken konnten, ist die Zufriedenheit auf allen Seiten gestiegen.